DIe E-Rechnung wird Realität

Mit dem Wachstumschancengesetz erhält die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 einen großen Schub und bringt neue Verpflichtungen für Unternehmen mit sich. Im Folgenden werden die wesentlichen Begriffe und Pflichten erläutert sowie hilfreiche Tipps zur Umsetzung gegeben.

Definition der E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte Rechnung, deren strukturierte Daten so aufgebaut sind, dass sie von Computersystemen automatisch verarbeitet werden können.

Unterschied zu anderen Rechnungsarten

Im Gegensatz dazu gibt es „sonstige Rechnungen“, die in Papierform oder als nicht-strukturierte elektronische Formate, wie zum Beispiel PDFs, vorliegen können. Ab 2025 dürfen diese Rechnungsarten jedoch nur noch in Ausnahmefällen, wie bei Kleinbetragsrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers, verwendet werden.

Was sind strukturierte Daten?

Strukturierte Daten ermöglichen es, einem Computer nicht nur einen Wert, sondern auch dessen genaue Bedeutung zu übermitteln. Das verhindert Fehlinterpretationen und erleichtert die automatisierte Verarbeitung. So kann beispielsweise klar angegeben werden, ob eine Zahl auf der Rechnung einen Preis, eine Menge oder einen Steuersatz darstellt.

Die gängigsten E-Rechnungsformate

In Deutschland sind insbesondere die Formate ZUGFeRD, XRechnung und EDI relevant:

- ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einer für Menschen lesbaren visuellen Darstellung, häufig im PDF-Format.

- XRechnung besteht ausschließlich aus einem maschinenlesbaren Datensatz und ist primär für die automatisierte Verarbeitung ausgelegt.

- EDI wird hauptsächlich im internationalen Geschäftsverkehr und von großen Industrieunternehmen genutzt.

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

Heutzutage ist es oft einfacher, als man denkt: Viele Rechnungsprogramme unterstützen die E-Rechnung bereits. Meist sind keine großen Änderungen in der Arbeitsweise nötig, da die Funktionalität bereits integriert ist.

Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei

Es ist wichtig, E-Rechnungen im Originalformat digital weiterzuleiten. Ein Ausdruck der Rechnung reicht nicht aus und kann den Vorsteuerabzug gefährden.

Neue Pflichten und ihre Umsetzung

Die Verpflichtungen werden stufenweise bis 2028 eingeführt:

- Phase 1 (2025-2026): Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Papierrechnungen bleiben weiterhin erlaubt, solange der Empfänger zustimmt.

- Phase 2 (ab 2027): Im B2B-Bereich werden E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro Pflicht. Unternehmen mit niedrigerem Umsatz dürfen weiterhin andere Formate nutzen, sofern der Empfänger zustimmt.

- Phase 3 (ab 2028): Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Geschäft ausschließlich E-Rechnungen verwenden.

Besondere Ausnahmen

Bestimmte Rechnungsarten, wie Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, steuerfreie Lieferungen oder Fahrkartenverkäufe, bleiben dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

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